1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest [pełna firma / imię i nazwisko], [adres], NIP [•], REGON [•], KRS [•] („zhodowli", „Administrator").
Kontakt w sprawach danych osobowych: [rodo@zhodowli.pl], adres pocztowy jak wyżej.
Administrator [nie wyznaczył / wyznaczył] inspektora ochrony danych. (Do rozstrzygnięcia z prawnikiem: przy skali docelowej i moderowaniu treści warto rozważyć wyznaczenie IOD; obowiązek z art. 37 RODO nie jest oczywisty.)
2. Zasada przewodnia: zbieramy mało
Serwis jest tablicą ogłoszeń, a nie pośrednikiem w płatnościach, więc nie potrzebuje danych, których żądają marketplace'y. Świadomie nie zbieramy:
- numeru PESEL,
- skanu ani numeru dowodu osobistego, paszportu i prawa jazdy,
- daty urodzenia (pełnoletność potwierdza oświadczenie),
- adresu zamieszkania osoby prywatnej (wystarczy miejscowość i województwo),
- danych karty płatniczej (trafiają wprost do operatora płatności),
- danych o zdrowiu, poglądach ani innych danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO).
Jeżeli mimo to prześlesz nam taki dokument (np. w załączniku do zgłoszenia), usuwamy go, chyba że jest potrzebny jako dowód w toczącej się sprawie.
3. Kogo dotyczy przetwarzanie
- Odwiedzający — przegląda katalog bez konta i bez logowania.
- Hodowca — ma Konto, publikuje Ogłoszenia.
- Kupujący — nie ma Konta; podaje dane tylko wtedy, gdy sam napisze do nas.
- Zgłaszający — składa Zgłoszenie treści bezprawnej, także anonimowo (podaje wyłącznie adres e-mail).
- Osoba, której dotyczy zgłoszenie — jej dane przetwarzamy w kolejce moderacyjnej.
4. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie
| Kategoria danych | Cel | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Numer telefonu, adres e-mail, identyfikator dostawcy logowania (Google) | założenie i obsługa Konta, logowanie, odzyskiwanie dostępu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) |
| Imię, nazwisko, województwo, oświadczenie o pełnoletności, znacznik akceptacji Regulaminu i Polityki (wersja, data, IP) | identyfikowalność Hodowcy, wykazanie zawarcia umowy i złożonych oświadczeń | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f (dowód) |
| Typ konta, nazwa hodowli, kod hodowcy, miejscowość, a dla przedsiębiorcy NIP, adres i weterynaryjny numer identyfikacyjny | publikacja Ogłoszeń, obowiązki informacyjne wobec kupujących (art. 12a upk) | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c |
| Treść Ogłoszenia, Metryka ptaka i zdjęcia, czyli dane przeznaczone do publikacji | świadczenie usługi tablicy ogłoszeń oraz automatyczna kontrola przed publikacją pod kątem treści zakazanych, szkodliwych i prób oszustwa | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f (bezpieczeństwo Serwisu i Użytkowników) |
| Znormalizowany wynik kontroli Ogłoszenia: wersja reguł, użyte modele, kody sygnałów, krótki fragment uzasadniający, identyfikator żądania, kod błędu i znaczniki czasu | ślad audytowy działania Guardiana, obsługa kolejki moderacyjnej, wykazanie sposobu podjęcia decyzji | art. 6 ust. 1 lit. f oraz — gdy wynik wiąże się ze Zgłoszeniem — lit. c |
| Skany dokumentów przesłane w odpowiedzi na wezwanie po zgłoszeniu oraz korespondencja w tej sprawie | rozpatrzenie zgłoszenia (art. 16 DSA) | art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f (obrona przed roszczeniami) |
| Zgłoszenia, kategoria, uzasadnienie, adres e-mail zgłaszającego, decyzje moderacyjne, notatki, wezwania | obsługa mechanizmu zgłoszeń i uzasadnień decyzji | art. 6 ust. 1 lit. c (art. 16–18 DSA) oraz lit. f |
| Dane przekazywane organom ścigania i administracji | zawiadomienia i odpowiedzi na żądania organów | art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f |
| Adres IP, identyfikator sesji, znaczniki czasu, informacje o urządzeniu, logi ujawnienia numeru („Pokaż numer"), sygnały antyspamowe | bezpieczeństwo, limity, przeciwdziałanie nadużyciom i podszywaniu się, dowód w sporach | art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes) |
| Adres IP, User-Agent, Referer i numery pobieranych kafli mapy | wyświetlenie mapy lecznic po jej otwarciu | art. 6 ust. 1 lit. f (ułatwienie znalezienia lecznicy) |
| Dane rozliczeniowe Usług płatnych (kwota, tytuł, identyfikator płatności, dane do faktury) | rozliczenie i obowiązki podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c (ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa) |
| Żądanie rozpoczęcia płatnej Usługi przed upływem terminu odstąpienia (wersja oświadczenia, czas, adres IP i zakup, którego dotyczy) | wykonanie dyspozycji Użytkownika i wykazanie złożenia odrębnego oświadczenia | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f (dowód) |
| Zweryfikowany numer telefonu, miesiąc rozliczeniowy, historia Publikacji (Ogłoszenie, czas i źródło uprawnienia) oraz saldo Kredytów publikacyjnych | naliczenie dwóch Bezpłatnych publikacji miesięcznych, wykorzystanie pakietów, obsługa reklamacji i przeciwdziałanie obchodzeniu limitu przez zakładanie kolejnych Kont | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f (rzetelne rozliczenie usługi i przeciwdziałanie nadużyciom) |
| Adres e-mail zapisany do Alertów albo newslettera | wysyłka zamówionych wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej |
| Korespondencja z Administratorem, reklamacje, wnioski RODO | obsługa sprawy i wykazanie jej załatwienia | art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie da się założyć Konta, opublikować Ogłoszenia ani kupić Usługi płatnej.
Uzasadniony interes (lit. f) realizujemy w celach: bezpieczeństwa serwisu, przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom, dochodzenia i obrony przed roszczeniami, prowadzenia statystyk zbiorczych oraz dokumentowania własnych decyzji moderacyjnych. Uznaliśmy, że interes ten przeważa, bo dane są minimalne, a alternatywą byłby serwis bezbronny wobec oszustw.
5. Co jest publiczne, a co nie
Publicznie widoczne są: imię i pierwsza litera nazwiska albo nazwa firmy, typ konta, miejscowość i województwo, nazwa hodowli i kod hodowcy (jeśli podane), treść i zdjęcia Ogłoszeń, dane rejestrowe przedsiębiorcy wymagane prawem.
Nie są publiczne: pełne nazwisko osoby prywatnej, adres e-mail, adres, dokumenty otrzymane w toku zgłoszenia, historia moderacji, adresy IP i logi.
Numer telefonu Hodowcy nie jest umieszczany w treści strony — ujawniamy go dopiero po kliknięciu „Pokaż numer" i przejściu testu antybotowego, w granicach limitu. Nie eliminuje to ryzyka, że numer zostanie pozyskany przez zdeterminowaną osobę: numer w ogłoszeniu jest z natury daną kontaktową przeznaczoną do kontaktu.
Treści opublikowane w Serwisie mogą zostać zindeksowane przez wyszukiwarki i skopiowane przez osoby trzecie; usunięcie ich z Serwisu nie usuwa kopii poza naszym systemem.
6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane powierzamy dostawcom, którzy działają na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO):
| Dostawca | Rola | Zakres |
|---|---|---|
| Google Cloud / Google Ireland Ltd. | hosting aplikacji, baza danych, przechowywanie zdjęć i dokumentów | wszystkie dane serwisu |
| Google Cloud Vision / Google Ireland Ltd. | semantyczna kontrola zdjęcia przed publikacją i porównanie rozpoznanego typu zwierzęcia z wybranym gatunkiem | wyłącznie przetworzone zdjęcia Ogłoszenia; bez pól tekstowych, Profilu, dokumentów CITES i historii Konta |
| Firebase Authentication (Google) | uwierzytelnianie, kod SMS, logowanie Google | numer telefonu, e-mail, identyfikator konta |
| OpenAI Ireland Ltd. / Moderation API | automatyczny sygnał przed publikacją, na warunkach umowy i DPA | pola Ogłoszenia przeznaczone do publikacji oraz przetworzone zdjęcia; bez danych Profilu, dokumentów CITES i historii Konta |
| Cloudflare | ochrona antybotowa (Turnstile), warstwa sieciowa | adres IP, dane techniczne |
| [operator płatności — Stripe / inny] | obsługa płatności za Usługi płatne | dane transakcji, dane do faktury |
| [dostawca poczty — Resend / inny] | wysyłka e-maili transakcyjnych i newslettera | adres e-mail, treść wiadomości |
| [dostawca SMS] | wysyłka kodów i powiadomień SMS | numer telefonu, treść wiadomości |
Po otwarciu mapy przeglądarka łączy się bezpośrednio z serwerem kafli wskazanym w atrybucji mapy. Na starcie jest nim OpenStreetMap Foundation. Dostawca otrzymuje adres IP, User-Agent, Referer oraz numery kafli, które wskazują oglądany obszar. Nie przekazujemy mu danych Konta, Profilu ani wybranego typu zwierzęcia. Na telefonie kafle nie są pobierane, dopóki nie wybierzesz widoku „Mapa".
Poza tym dane mogą trafić do: biura rachunkowego i doradców podatkowych, kancelarii prawnej, dostawcy usług informatycznych utrzymujących serwis, oraz — w zakresie wymaganym prawem — do organów ścigania, sądów, prokuratury, UOKiK, Prezesa UODO, organów CITES i Inspekcji Weterynaryjnej.
Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy do celów marketingowych osób trzecich.
7. Przekazywanie poza EOG
Część dostawców należy do grup ze Stanów Zjednoczonych i może przetwarzać dane poza EOG. Korzystamy z takiego przekazania wyłącznie po potwierdzeniu właściwego podmiotu umownego, umowy powierzenia oraz podstawy transferu: decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym Data Privacy Framework, albo standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) wraz z oceną skutków transferu.
W przypadku Guardiana oznacza to osobną kontrolę warunków OpenAI i Google Cloud Vision, DPA, retencji po stronie dostawców oraz miejsc przetwarzania. Dostawca może utrwalać dane bezpieczeństwa przez okres wynikający z jego warunków, niezależnie od retencji w naszej bazie. Produkcyjny Guardian nie zostanie włączony przed domknięciem tej oceny w zadaniu #340. Dla własnej infrastruktury Google Cloud domyślnie wybieramy region europejski (europe-central2 albo europe-west).
Kopię zabezpieczeń można uzyskać pod adresem [rodo@zhodowli.pl].
8. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Konto i Profil aktywnego Użytkownika | przez czas posiadania Konta |
| Profil po usunięciu Konta | 12 miesięcy, następnie usunięcie albo anonimizacja |
| Ogłoszenia wygasłe i usunięte | 12 miesięcy od zakończenia cyklu |
| Logi oświadczeń (Regulamin, Polityka, Oświadczenie sprzedającego i żądanie natychmiastowego wykonania) oraz logi publikacji | do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, dla roszczeń z działalności gospodarczej 3 lata) |
| Dokumenty otrzymane w odpowiedzi na wezwanie i akta zgłoszenia | 5 lat od zamknięcia zgłoszenia |
| Zgłoszenia, decyzje moderacyjne i uzasadnienia | 3 lata od rozstrzygnięcia |
| Znormalizowane wyniki Guardiana i techniczny ślad kontroli | 3 lata od zakończenia kontroli; bez promptów, zdjęć i surowych odpowiedzi dostawców |
| Materiał dowodowy w sprawach zakończonych blokadą i zawiadomieniem organów | do prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej niż 5 lat; usunięcie Konta go nie usuwa |
| Dane rozliczeniowe i faktury | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Saldo Kredytów publikacyjnych | przez czas posiadania Konta; informacje o zakupie zgodnie z okresem dla danych rozliczeniowych |
| Historia Publikacji i wykorzystania miesięcznego limitu | razem z Ogłoszeniem, którego dotyczy, nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia jego ostatniego cyklu; dowód odpłatnej usługi zgodnie z terminem przedawnienia roszczeń |
| Logi techniczne i bezpieczeństwa (IP, sesje, „Pokaż numer") | 12 miesięcy |
| Zapis do newslettera / Alertów | do wycofania zgody; dowód zgody 3 lata po wycofaniu |
| Korespondencja i reklamacje | 3 lata od zakończenia sprawy |
(Okresy do potwierdzenia z prawnikiem — w szczególności retencja dowodowa i 12-miesięczny okres po usunięciu Konta.)
9. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo do: dostępu do danych i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w każdej chwili (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej).
Wniosek złóż na [rodo@zhodowli.pl]. Odpowiadamy w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych termin może się wydłużyć o kolejne dwa miesiące — poinformujemy o tym. Jeżeli nie mamy pewności, kto składa wniosek, poprosimy o potwierdzenie tożsamości najmniej inwazyjnym możliwym sposobem (np. z adresu e-mail przypisanego do Konta). Nie prosimy o skan dowodu osobistego.
Prawa te nie są bezwzględne. Odmówimy usunięcia danych w zakresie, w jakim są nam potrzebne do wykonania obowiązku prawnego (rozliczenia, obowiązki z DSA) albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — w szczególności nie usuwamy materiału dowodowego w sprawach zakończonych blokadą i zawiadomieniem organów, i nie zawiadamiamy osoby zgłoszonej o czynnościach, jeżeli zagrażałoby to postępowaniu.
Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. Automatyzacja i decyzje
Przed publikacją nowego, znacząco zmienionego albo publikowanego ponownie Ogłoszenia Guardian analizuje dane przeznaczone do publikacji. Łączy lokalne reguły, lokalny odczyt tekstu ze zdjęć (Tesseract), sygnał OpenAI Moderation oraz semantyczne etykiety obrazu Google Cloud Vision. Szuka m.in. treści obraźliwych, seksualnych i matrymonialnych, narkotyków, broni, oszustw, danych kontaktowych i danych osób trzecich, obchodzenia wymogów CITES, naruszeń dobrostanu, duplikatów oraz treści niezwiązanych z Serwisem. Do OpenAI trafiają przetworzone zdjęcia, ich odczytany tekst i pola Ogłoszenia. Do Cloud Vision trafiają wyłącznie przetworzone zdjęcia. Rozpoznane etykiety są porównywane ze słownikiem gatunków; jawna niezgodność albo brak wystarczającego sygnału na którymkolwiek zdjęciu kieruje Ogłoszenie do człowieka. Nie przekazujemy Profilu, historii Konta ani dokumentów CITES. Żądanie Cloud Vision wskazuje lokalizację przetwarzania eu. Tesseract działa w naszej infrastrukturze i nie jest osobnym odbiorcą danych.
W trakcie kontroli Ogłoszenie nie jest publiczne. Guardian zwraca wyłącznie sygnał „brak wykrytego problemu” albo „wymaga przeglądu”. Awaria dostawcy nie powoduje publikacji bez kontroli. Pierwsze Ogłoszenie nowej kotwicy numeru telefonu, Ogłoszenie z otwartym sygnałem oraz każde Ogłoszenie wskazane przez Guardiana trafia do człowieka.
Sygnał automatyczny nie jest decyzją o naruszeniu. Odmowę publikacji, ukrycie Ogłoszenia, blokadę Konta i zamknięcie zgłoszenia podejmuje człowiek, z uzasadnieniem i pouczeniem o odwołaniu (art. 17 DSA). Guardian nie potwierdza tożsamości Hodowcy, prawdziwości opisu, stanu Ptaka ani autentyczności dokumentów. Nie prowadzimy profilowania w rozumieniu art. 22 RODO ani personalizacji wyników wyszukiwania i reklam.
11. Pliki cookie i podobne technologie
Na starcie serwis używa wyłącznie plików niezbędnych: sesji zalogowanego Użytkownika, tokenu zabezpieczającego formularze (CSRF), zapamiętania wybranego języka oraz plików ochrony antybotowej Cloudflare Turnstile. Dla plików niezbędnych zgoda nie jest wymagana (art. 174 Prawa komunikacji elektronicznej).
Nie używamy plików reklamowych ani śledzących między serwisami. Jeżeli wprowadzimy analitykę lub inne pliki nieniezbędne, wcześniej pojawi się baner zgody, w którym odmowa będzie równie łatwa jak zgoda, a pliki uruchomią się dopiero po jej udzieleniu.
Przeglądarka pozwala usuwać i blokować pliki cookie; zablokowanie plików niezbędnych uniemożliwi zalogowanie się i publikację Ogłoszenia.
12. Bezpieczeństwo i naruszenia
Stosujemy m.in.: szyfrowanie transmisji (HTTPS), ograniczony dostęp do panelu administracyjnego, rozdzielenie środowisk, kopie zapasowe, rejestrowanie czynności administracyjnych, limity i ochronę antybotową, przechowywanie dokumentów w prywatnym magazynie o dostępie ograniczonym czasowo.
W razie naruszenia ochrony danych, które może powodować ryzyko dla praw i wolności, zgłaszamy je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin, a przy wysokim ryzyku zawiadamiamy również osoby, których dane dotyczą.
13. Dzieci
Serwis nie jest kierowany do osób poniżej 18 lat i nie zbieramy świadomie ich danych. Jeżeli dowiemy się, że Konto założył małoletni, usuwamy je.
14. Język i zmiany Polityki
Polityka jest udostępniana wyłącznie w języku polskim i wiążąca jest wersja polska. O zmianach informujemy w Serwisie, a Użytkowników posiadających Konto — pocztą elektroniczną, z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Zachowujemy archiwum poprzednich wersji z datami obowiązywania.